Welke reiskosten kan ik onbelast vergoeden?

Reiskosten welke kosten moet ik vergoeden

Reiskosten voor zakelijke kilometers en woon-werkverkeer zijn tot €0,19 per kilometer gericht vrijgesteld. De werknemer moet dan wel reizen met een eigen vervoermiddel. Deze gerichte vrijstelling geldt niet als een werknemer beschikt over een ter beschikking gestelde auto van de zaak. In dat geval zijn de kosten voor de auto intermediaire kosten, dus geen loon. In dit artikel lees je hoe het precies zit met het vergoeden van reiskosten in combinatie met de thuiswerkvergoeding, of bij reizen per schip, taxi, het OV of vliegtuig.

In dit artikel:

Reiskostenvergoeding gaat niet samen met thuiswerkvergoeding
Reiskosten voor openbaar vervoer vergoeden
Reiskosten bij vervoer per schip vergoeden
Reiskostenvergoeding bij vervoer per taxi
Reiskosten en vliegreizen

Voor vervoer (woon-werkverkeer of zakelijke kilometers) per taxi, vliegtuig, openbaar vervoer of schip geldt een andere regeling, zie hieronder.

Let op!
Wanneer de werkgever meer dan € 0,19 per kilometer wil vergoeden, kan de werkgever ervoor kiezen om dit bovenmatige deel individueel bij de werknemer te verlonen, dan wel aan te wijzen als werkkosten.

Tip!
De werkgever kan ook de salderingsregeling voor reiskosten toepassen. Wanneer de werkgever bijvoorbeeld voor zakelijke kilometers een bovenmatige vergoeding betaalt (van bijvoorbeeld € 0,28 per kilometer) en voor woon-werkkilometers een vergoeding die lager is dan € 0,19 per kilometer, kan de werkgever de zogenoemde salderingsregeling toepassen. De werkgever kan dan het bovenmatige gedeelte van de reiskostenvergoeding plaatsen in een vrije vergoeding voor woon-werkverkeer. Zo kan de werkgever fiscaal optimaal gebruikmaken van de gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding. De administratieve last is een bijkomend nadeel.

Tip!
Het is nog steeds mogelijk om de werknemers een vaste reiskostenvergoeding te geven voor woon-werkverkeer. Voorwaarde is dat de werknemer per kalenderjaar tenminste 128 dagen (voltijd) van het aantal reisdagen naar de vaste standplaats toe reist. De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding dan berekenen alsof de werknemer op 214 dagen naar deze vaste plaats van werkzaamheden reist. Let op, de werkgever mag geen vrije vergoeding geven op basis van de 214 dagenregeling als het vervoer plaatsvindt per taxi of met een ter beschikking gesteld vervoermiddel, zoals de auto van de zaak.

Vanaf 1 januari 2022 geldt dat er sprake is van een vaste werkplek indien tenminste 40x per jaar die plaats wordt bezocht. Het is mogelijk dat een werknemer meer dan één vaste werkplek per kalenderjaar heeft.

Reiskostenvergoeding gaat niet samen met thuiswerkvergoeding

Vanaf 1 januari 2022 is het niet mogelijk om zowel een reiskostenvergoeding woning-vaste werkplek als een thuiswerkvergoeding te betalen. Het is uitsluitend mogelijk als een zakelijke rit wordt gemaakt (dat wil zeggen niet naar een vaste werkplek) en die dag wordt ook (gedeeltelijk) thuis gewerkt. In dat geval is het mogelijk om zowel de zakelijke kilometers te vergoeden tegen maximaal € 0,19 per km, als een thuiswerkvergoeding van maximaal € 2 te betalen.

Vanaf 1 januari 2022 geldt dat op de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werk een pro rata moet worden toegepast op basis van het aantal dagen dat per week wordt gereisd van huis naar een vaste werkplek.

Thuiswerken

Onbelaste vergoedingen binnen de werkkostenregeling

Reiskosten voor openbaar vervoer vergoeden

Als je de werkelijke kosten vergoedt die de werknemer maakt voor het reizen met het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer of dienstreizen, geldt een gerichte vrijstelling. De vergoeding of verstrekking voor het reizen met het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de loonheffingen niet belast. De kosten hebben dus ook geen invloed op de vrije ruimte in de werkkostenregeling.

Let op!
Voor de vergoeding van door de werknemer zelf aangeschafte ov-jaarkaarten en voordeelurenkaarten / voordeelurenabonnementen geldt een aparte regeling.

Reiskosten bij vervoer per schip vergoeden

Voor de vergoeding van de werkelijke kosten van reizen per schip voor woon-werkverkeer of dienstreizen geldt een gerichte vrijstelling. De vergoeding of verstrekking voor het reizen per schip voor woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de loonheffingen niet belast. De kosten hebben dus ook geen invloed op de vrije ruimte in de werkkostenregeling.

Reiskostenvergoeding bij vervoer per taxi

Wanneer de werknemer met de taxi reist voor woon-werkverkeer of dienstreizen, kun je deze kosten vergoeden. Er geldt een gerichte vrijstelling voor de werkelijke kosten van dit vervoer. De vergoeding of verstrekking voor het reizen met de taxi voor woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de loonheffingen niet belast. De kosten hebben dus ook geen invloed op de vrije ruimte in de werkkostenregeling.

Reiskosten en vliegreizen

Voor de vergoeding van de werkelijke kosten van vliegreizen voor woon-werkverkeer of dienstreizen geldt een gerichte vrijstelling, mits de kosten gebruikelijk zijn. De vergoeding of verstrekking voor het reizen met het vliegtuig voor woon-werkverkeer of dienstreizen is voor de loonheffingen niet belast. De kosten hebben dus ook geen invloed op de vrije ruimte in de werkkostenregeling.